O Guia Completo para o Gerenciamento do Escritório
Fazer um bom gerenciamento do escritório vai além de detalhes. Se você quer ter um escritório rentável, competitivo e produtivo, será preciso investir em algumas estratégias. Saiba mais
Ter um escritório bem organizado pode aumentar muito a produtividade dos colaboradores. E quanto maior a produtividade, maior a rentabilidade do negócio.
Um bom gerenciamento do escritório pode trazer diferenças positivas no ambiente de trabalho, além de possibilitar aumentar as responsabilidades e aumentar os negócios.
Gerenciar o escritório não quer dizer somente gerenciar as pessoas que trabalham nele, e organizar as ferramentas e equipamentos que serão utilizados pela equipe para que possam realizar seu trabalho de forma mais produtiva. Entenda!
A produtividade no trabalho
Antigamente, a produtividade era medida por números, pois era baseada no desempenho dos funcionários das fábricas. Então a produtividade dizia o quanto o número de funcionários podia produzir por dia, além do tempo gasto neste processo e quantos e quais eram os recursos utilizados na produção.
Hoje, a produtividade é um assunto que não somente as empresas querem desenvolver, mas também os trabalhadores de forma individual. A produtividade então é o desempenho que você tem no seu trabalho, além do desempenho das pessoas da sua equipe. Ou seja, ser produtivo é desempenhar bem suas funções.
Por mais que muitos pensem assim, produtividade não quer dizer passar mais tempo no trabalho, ou trabalhar mais. Produtividade quer dizer resultado. Um funcionário que trabalha mais do que deveria está sendo sobrecarregado ou não está fazendo o gerenciamento de seu tempo.
A qualidade de vida do funcionário acaba resultando em melhor produtividade. Um escritório funcional, organizado, com suas tarefas bem designadas e com ambiente agradável podem ajudar na produtividade da equipe, além da preocupação dos gestores com a saúde e bem-estar dos colaboradores.
Como fazer o gerenciamento do escritório?
1. Organize as tarefas e responsabilidades
Para ser produtivo, tanto o gestor quanto o colaborador devem ter o mínimo de organização. Se o gestor não é organizado, o time todo trabalha de forma improdutiva. Então, organize as tarefas e responsabilidades do time, orientando os funcionários a organizar as tarefas individuais.
Hoje existem diversos softwares e sites para organização de tarefas, inclusive em grupo, para que os gestores ou outros membros da equipe acompanhem ou façam parte da tarefa. Os sistemas possibilitam troca de mensagens entre a equipe, envio de arquivos, configuração de alarmes e lembretes, configuração de prazo, entre outros recursos.
Além das tarefas externas, tenha colaboradores que com responsabilidades internas da empresa, como cuidar da segurança e manutenção dos sistemas, e-mails, entre outros. Selecione outros colaboradores responsáveis pela compra de materiais para escritório, higiene, alimentação, entre outros.
2. Invista em ferramentas para melhorar a produtividade da equipe
Existem inúmeros estudos que comprovam que o ambiente de trabalho pode melhorar a qualidade de vida do colaborador, além de aumentar a produtividade. E um dos fatores que pode ajudar a melhorar a qualidade de vida é investir em ferramentas para facilitar o trabalho dos colaboradores.
Invista então em softwares e sistemas para automatizar e otimizar tarefas corriqueiras, facilitando o controle e gestão de tempo por meio de soluções intuitivas.
● Aposte em um bom servidor de e-mail;
● Conte com softwares de produtividade para otimizar a comunicação e envio de dados entre os diferentes setores da empresa, como o software de compressão de arquivos como o Winrar. Baixe aqui o Winrar. Este utilitário gratuito pode compactar qualquer formato: RAR, RAR5, ZIP, criptografar arquivos e muito mais;
● Priorize o armazenamento em nuvem, tornando o acesso a diferentes documentos digitais mais rápido. Você pode usar o Dropbox ou o Google Drive, por exemplo;
● Organize e gerencie as tarefas da sua equipe com uma das plataformas de gerenciamento, como o Trello e o Asana, por exemplo.
Ao automatizar as tarefas manuais você contará com grandes aliados para melhorar a produtividade da equipe.
3. Utilize bem o espaço de seu escritório
Aproveitar os espaços disponíveis de seu escritório, evitando acúmulo de objetos ou espaços vazios sem necessidade. Um escritório muito apertado, com acúmulo de objetos pode reduzir a qualidade de vida do colaborador, pois não promove um trabalho de forma confortável.
Muitos escritórios possuem a sala dos gestores de tamanho muito maior, sem necessidade, enquanto os colaboradores ficam apertados em uma sala. Distribuir melhor os espaços pode aumentar a qualidade de vida, pois mostra que os gestores se preocupam com o bem-estar de seu time.
Utilize recursos de arquitetura e design de interiores para trazer mais cor e vida ao escritório, com a ajuda de profissionais da área, como plantas, decorações, entre outros. Invista também na iluminação natural para deixar o espaço mais aconchegante e produtivo, ou seja, ter um escritório mais humanizado.
Além disso, os móveis do escritório devem ser confortáveis e em posições ergonômicas corretas, para evitar trazer problemas de saúde ao colaborador. Lembre-se também de incentivar a postura correta, o alongamento e pequenas pausas ao longo do dia para espairecer e recarregar as energias.
4. Incentive bons hábitos
A empresa tem um papel muito importante na saúde de seu colaborador. Funcionário doente, significa menor produtividade da empresa, trazendo menos resultado.
Então, diversas ações podem ser realizadas na empresa para melhorar a saúde e qualidade de vida dos funcionários. Incentive a prática de esportes físicos para manter o corpo saudável e diminuir o estresse.
Vale a pena fazer uma parceria com alguma academia próxima ao escritório, para que os colaboradores tenham benefícios e fácil acesso às atividades. Incentivar a boa alimentação também é importante para manter o colaborador sempre saudável.
